對工程資料進(jìn)行審查是工程質(zhì)量監(jiān)督員日常監(jiān)督工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要是依據(jù)工程資料是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來判定工程是否合格，其重要性可見一斑。但筆者在監(jiān)督工作中發(fā)現(xiàn)，建設(shè)、施工、監(jiān)理等參建單位對工程資料重視不夠，有的甚至漠然視之，突出表現(xiàn)在項(xiàng)目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，只重視工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問題，忽視資料管理工作，待到工程竣工驗(yàn)收時(shí)，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收，這種“臨時(shí)抱佛腳”的思想和工作方式衍生出了一系列問題。
一是工程資料管理制度不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。如在文件、技術(shù)通知管理方面沒有統(tǒng)一的規(guī)定、編號不系統(tǒng)甚至混亂、規(guī)格不一等，給整編工作帶來了困難；對資料的保管與移交沒有制定專門制度，人員變動(dòng)時(shí)資料交接不嚴(yán)密，造成資料遺失。
二是責(zé)任制度不健全，難以保證資料管理責(zé)任落實(shí)。如建設(shè)單位與施工單位簽訂的合同中對竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度等要求不明確、不具體；施工單位對資料管理人員的素質(zhì)、職責(zé)等沒有明確要求；對于工程資料的整編和管理工作普遍缺乏監(jiān)督考核機(jī)制等。
三是人員素質(zhì)普遍不高，難以保證工程資料的質(zhì)量。這里所說的人員既是指資料員也包括工程技術(shù)人員。工程資料管理是一項(xiàng)技術(shù)與管理融為一體的綜合性工作。工程資料管理需要資料員有一定的施工技術(shù)知識，然而在現(xiàn)實(shí)中，資料員對相關(guān)施工技術(shù)知識完全是“門外漢”，而施工單位與監(jiān)理單位的技術(shù)人員懂施工技術(shù)卻不知檔案知識，資料員與技術(shù)員很少也很難進(jìn)行溝通、協(xié)作，從而影響工程資料質(zhì)量。
四是過程控制不到位，難以保證工程資料的規(guī)范整編。因?yàn)槭恰芭R時(shí)抱佛腳”，工程資料編制無法做到與施工進(jìn)度同步，資料員在不得已的情況下只能“閉門造車”。還有一種情況，因?yàn)橘Y料員的素質(zhì)不高，對施工工藝操作過程不熟悉，在資料編制過程中，往往該有的項(xiàng)目內(nèi)容沒有填寫，而不該有的項(xiàng)目內(nèi)容卻填寫了。
上述種種問題直接導(dǎo)致工程檔案資料成套性、完整性、真實(shí)性得不到保障，從而影響工程竣工驗(yàn)收及日后該工程檔案的利用。筆者日常監(jiān)督工作中常見的資料整編問題主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
一是資料不完整。約有90%的工程資料存在不完整的問題。如工程項(xiàng)目竣工后沒有工程資料或只有工程主體檔案，沒有配套的工程檔案，地下管線、園林綠化資料等寥寥無幾。
二是書寫不規(guī)范。原始資料的方案往往字跡潦草，會使用不規(guī)范的漢字，甚至還有錯(cuò)別字，而且方案修改后不加蓋單位公章或沒有修改人簽字的情況屢見不鮮，給后期竣工資料整編工作帶來了極大的困難。
三是內(nèi)容不真實(shí)。資料蓋章混亂，單位公章、財(cái)務(wù)專用章、法人章混用、濫用。代簽現(xiàn)象嚴(yán)重，工程技術(shù)管理人員不在，就模仿其筆跡進(jìn)行簽字；監(jiān)理單位的工作人員不愿簽字，施工單位迫于應(yīng)付上級檢查就代其簽字。日期錯(cuò)誤，如2014年的資料會出現(xiàn)2012年的時(shí)間，甚至2015年的時(shí)間；還有的存在明顯的疏漏，根本不寫年月日。
四是移交不及時(shí)。不能按照規(guī)定及時(shí)移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時(shí)間延誤，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。在檢查中常常見到工程管理人員對工程資料該移交的沒有移交，胡亂把質(zhì)量保證資料和施工技術(shù)管理資料“堆放”在一起，給核查帶來了困難。
這些問題的形成并長期存在，除了工程建設(shè)、施工、監(jiān)理等相關(guān)參建單位要擔(dān)責(zé)任外，工程質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)迫于壓力的軟弱、妥協(xié)也是其中的一個(gè)重要原因。這一方面是迫于行政干預(yù)或長官干預(yù)的壓力。因?yàn)槔骝?qū)動(dòng)或其他因素，政府官員為房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目說情，在工程資料不全的情況下，迫使管理部門“變通”，為工程辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)。對于一些政府項(xiàng)目，政府往往要求管理部門甚至不用審查資料直接就為工程辦理驗(yàn)收備案手續(xù)。另一方面是迫于生活的壓力。2009年，國家明令取消工程質(zhì)量監(jiān)督費(fèi)，并要求當(dāng)?shù)卣言擁?xiàng)費(fèi)用列入財(cái)政預(yù)算，但至今仍有80%以上的工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)自行解決這筆費(fèi)用。迫于種種壓力，工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)用檢測機(jī)構(gòu)出具的鑒定報(bào)告代替工程資料，為建設(shè)單位出具一份質(zhì)量安全的證明，代替“工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告”，如此“變通”解決了工程資料不全的問題。而房管部門也會根據(jù)這份證明給建設(shè)單位發(fā)放相關(guān)證書。最終，實(shí)現(xiàn)了“面面俱到”、皆大歡喜。
綜上所述，要解決工程資料管理中存在的一系列問題，政府相關(guān)部門必須嚴(yán)格自律、政府管理部門要嚴(yán)格把關(guān)、各參建單位應(yīng)高度重視。建議把“兩嚴(yán)”教育活動(dòng)引入建設(shè)領(lǐng)域，嚴(yán)禁政府官員插手建設(shè)活動(dòng)，一切按照法律和規(guī)定進(jìn)行。對于政府管理部門和工程質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)來說，一方面，要加大對工程資料的宣傳力度，強(qiáng)化各參建單位對工程資料重要性的認(rèn)識；另一方面，要加大對工程技術(shù)人員檔案知識的培訓(xùn)和對資料員工程專業(yè)知識的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程資料管理骨干，在面對外界種種壓力時(shí)守住職業(yè)底線，嚴(yán)把工程資料審查關(guān)，對于工程資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的工程，堅(jiān)決不予辦理工程竣工驗(yàn)收備案手續(xù)。對于施工、監(jiān)理等參建單位來說，必須從根本上高度重視工程資料管理工作，改變“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在此基礎(chǔ)上，要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確責(zé)任、規(guī)范管理；要從工程建設(shè)籌劃開始即要求資料員參與其中，與工程進(jìn)度同步進(jìn)行資料整編，從源頭保證資料的質(zhì)量。（作者系湖北省宜城市建筑工程質(zhì)量監(jiān)督站監(jiān)督員、工程師）
摘自 《中國建設(shè)報(bào)》 2015.05.22 沈啟勝
